Das Firmenjubiläum

Chance nutzen!

Ein Firmenjubiläum - Last oder Chance? Das fragen sich Unternehmer immer wieder. Viel zu viel Aufwand, finden einige. Das lohnt sich für unseren Betrieb nicht, behaupten andere.

Zugegeben, die sorgfältige Planung und Durchführung eines Jubiläumsfestes sind aufwendig und zeitraubend. Aber: Ein Firmenjubiläum ist Öffentlichkeitsarbeit im Nahbereich und damit auch immer Imagepflege für Ihr Unternehmen. Deshalb gilt es, das Firmenjubiläum nicht als lästige Pflichtübung anzusehen, sondern als große Chance, sein Unternehmen in die Öffentlichkeit zu bringen!

Ein Firmenjubiläum ist ein willkommener zeitlicher Einschnitt, um eine Standortbestimmung für den Betrieb vorzunehmen. Ihr Unternehmen kann sich in seinem gesellschaftlichen Umfeld präsentieren und darüber hinaus eventuell geplante Veränderungen in Erscheinungsbild oder Ausrichtung einleiten.

Ein Firmenjubiläum ist ein Marketingereignis! Unter allen denkbaren Firmenveranstaltungen bietet es die beste Möglichkeit, eine breite Öffentlichkeitswirkung zu erzielen und den Bekanntheitsgrad der eigenen Produkte oder Dienstleistungen zu erhöhen. Persönliche Geschäftsbeziehungen können vertieft, die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten gepflegt werden. Deshalb: Nutzen Sie die Gelegenheit, durch ein Betriebsjubiläum Ihre Werbebotschaft unverkrampft und ungezwungen zu vermitteln!

Ein Firmenjubiläum ist für die Mitarbeiter identitätsstiftend und motivationsfördernd! Die Leistung des Betriebs ist schließlich immer auch die Leistung seiner Mitarbeiter. Ein Jubiläumsfest, das auf die (Erfolgs-) Geschichte eines Unternehmens zurückblickt, vereint die Mitarbeiter im Stolz auf die geleistete Arbeit und stärkt so das ’Wir-Gefühl’.

Professionelle Planung ist das A und O

Ein Unternehmen, das seinen Geburtstag öffentlich feiert, sollte rechtzeitig planen! Je nach Art und Umfang gilt für den Mittelständler die Faustregel: sich bereits ein gutes Jahr vor dem Anlass ausreichend Zeit für die Planung zu nehmen bzw. ein Konzept zu erarbeiten. Denn schließlich sollte ein Jubiläum mehr als nur "Essen und Trinken" sein.

Fünf Faustregeln als Hilfe für die Planung:

• Geben Sie Ihrem Jubiläum eine Leitidee! Wofür stehen wir? Was ist die Botschaft unseres Unternehmens? Eine Leitidee als Motto oder Slogan gibt Ihrem Firmenjubiläum ein klares Profil. Wichtig ist, dass sie aus Ihrer eigenen Unternehmensphilosophie stammt. Alle Aktivitäten im Jubiläumsjahr sollten auf die Leitidee zugeschnitten sein, denn sie ist quasi der rote Faden für sämtliche Jubiläumsaussagen und bestimmt den Charakter Ihres Festes.
• Denken Sie frühzeitig an Ihre Gäste! Wer soll am Jubiläum teilnehmen? Gute Vorschläge, wen es einzuladen gilt, erhalten Sie meist von den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Auch die Industrie- und Handelskammer ist bei der Erstellung der Gästeliste ein kenntnisreicher Ansprechpartner. Beim Zusammenstellen Ihrer Gästeliste sollten Sie besonders auf folgende Gruppen achten:Mitarbeiter und Betriebsangehörige, Kunden und Geschäftspartner, Vertreter von Behörden, Kammern und Verbänden, Politiker, lkale Presse, Hörfunk und Fernsehen. Bedenken Sie: Jede dieser Gruppen muss schriftlich und rechtzeitig benachrichtigt werden! Achten Sie auch darauf, Ihre Teilnehmerliste regelmäßig zu aktualisieren!
• Beteiligen Sie die Mitarbeiter an der Planung! Wer macht was? Bei der Planung des Firmenjubiläums ist zu überlegen, was das Unternehmen alleine schaffen kann und wo eventuell eine PR-Agentur helfen sollte (dazu mehr im Abschnitt ’Tipps für die Arbeit mit dem PR-Fachmann’). Wichtig: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv an der Festplanung! Das zuständige Projektteam sollte aus Mitarbeitern aller Abteilungen bestehen. Bereits im Vorfeld müssen klar definierte Zuständigkeitsbereiche für die einzelnen Arbeitsgruppen innerhalb des Projektteams abgestimmt werden.
• Ködern Sie die Medien! Die lokale Presse ist ein wichtiger Partner für die gelungene Berichterstattung über ein Firmenjubiläum. Die Medien sollten deshalb schon zu Beginn des Jubiläumsjahres über die bevorstehenden Aktivitäten Ihres Unternehmens informiert werden. Geben Sie regelmäßig Veröffentlichungen für Presse und Fachpresse, Hörfunk und gegebenenfalls auch das Fernsehen heraus. Oder bieten Sie kurzerhand von sich aus Fototermine oder eine Werksbesichtigung an! Eine gute Presseresonanz ist schließlich für Sie und Ihr Unternehmen die beste Werbung - und das kostenlos und mit höchster Leseraufmerksamkeit!
• Planen Sie mit einem festen Etat! Ein erfolgreiches Firmenjubiläum erfordert eine saubere Kostenkalkulation. Damit Sie während der Vorbereitungsphase finanziell nicht der Schuh drückt, sollten Sie einen festen Etat vorgeben. Stellen Sie darüber hinaus zu Beginn der finanziellen Planung eine Liste der möglichen Kostenfaktoren auf. Bei einem Firmenjubiläum sind dies in der Regel: Bewirtung, Dekoration, Drucksachen, behördliche Gebühren, Geschenke, Honorare, Logistik, Technik, Telefon- und Portokosten, Personalkosten, Unterhaltungs-programm und Werbemaßnahmen. Schaffen Sie sich eine eiserne Reserve für unvorhergesehene Ausgaben, indem Sie nur 80 Prozent Ihres Budgets verplanen! Wichtig ist auch, Ihren Etat regelmäßig zu kontrollieren!Kleiner Tipp: Effektiv Kosten sparen können Sie vor allem dann, wenn Sie sich von den entsprechenden Fachabteilungen in Ihrer Firma oder von Ihrem Steuerberater rechtzeitig eine Liste der abzugsfähigen Ausgaben aufstellen lassen.

Die Festschrift

Die Festschrift ist für Ihr Jubiläum von großer Bedeutung! Ist sie pfiffig und anschaulich aufgemacht, kann Ihr Unternehmen ungezwungen und äußerst effektiv darstellen, wie es entstanden ist und zu heutiger Größe heranwuchs. Deshalb: ”Lieber keine, als eine schlechte Jubiläumsschrift”, lautet die Devise! Investieren Sie reichlich Zeit - mindestens zehn Monate - in die Erarbeitung Ihrer Broschüre! Planen Sie ruhig eine großzügige Auflage!

Praxisnahe Tipps für eine Festschrift:

• In der Kürze liegt die Würze: Lassen Sie Ihre Jubiläumsschrift keinesfalls zum Wälzer werden! Zwölf bis dreißig Seiten, je nach Bedeutung des Jubiläums und des Unternehmens sind völlig ausreichend. Es genügt ebenfalls, den Werdegang Ihres Unternehmens durch einen kurzen ’tabellarischen Lebenslauf’ zu skizzieren.
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Beleben Sie Ihre Jubiläumsschrift mit alten Dokumenten, Fotos, Graphiken oder auch einem farbigen Organigramm. Das weckt Aufmerksamkeit und lockert den Text auf!
• Denken Sie an Ihre Mitarbeiter! Stellen Sie Ihr Team durch Reportagen oder die Darstellung der einzelnen Produktionsschritte Ihrer Firma vor! Und lassen Sie Ihre Mitarbeiter auch selbst zu Wort kommen! Vor allem langjährige Mitarbeiter kennen den Betrieb und seine Geschichte in- und auswendig.
• Gestalten Sie Form und Layout der Festschrift passend zum Erscheinungsbild Ihres Unternehmens! Ein außergewöhnliches ”Cover” macht neugierig! Sie könnten zum Beispiel die örtliche Zeitung Ihres Gründerjahres als Deckblatt für die Festschrift nutzen.
• Verharren Sie keineswegs nur in Vergangenem! Die Festschrift sollte durch einen Ausblick auf zukünftige Vorhaben abgerundet werden.

Der Festtag

Sobald die Teilnehmer, der genaue Termin und der Charakter der Jubiläumsveranstaltung feststehen, fällt die Entscheidung über den Ort des Jubiläumsfestes gar nicht mehr schwer. Prinzipiell können Sie von der durch eigene Mitarbeiter dekorierten Werkshalle über das gemietete Festzelt mit gewerblichem Partyservice bis zum romantischen Schlossambiente die Szenerie frei wählen. Für die Reden des mit anspruchsvoller Musik umrahmten offiziellen Festakts gilt: nicht zu viele, und vor allem nicht zu lang! Lassen Sie nur solche Gastredner zu Wort kommen, die auch speziell über Ihr Unternehmen etwas zu sagen wissen. Vergessen Sie dabei Ihre Mitarbeiter nicht! Planen Sie für den Festtag eine originelle Jubiläumsaktion ein: Stellen Sie zum Beispiel ein spezielles Jubiläumsprodukt her, gründen Sie eine Stiftung, pflanzen Sie einen Baum oder spenden Sie einfach Geld für einen guten Zweck! Eine Jubiläumsaktion belebt das Programm und ist noch dazu gut für Ihr Firmenimage!

Der Jubiläumsverkauf

Ein Firmenjubiläum feiern und gleichzeitig verdienen? Das ist nicht nur ein lukrativer Gedanke, sondern auch ein gesetzlich zulässiges Unterfangen. 

Die früheren Einschränkungen sind weggefallen. Das heißt, dass Jubiläumsverkäufe unbeschränkt durchgeführt werden dürfen.

Jubiläumsverkäufe können auch anlässlich eines persönlichen Jubiläums (runder Geburtstag des Inhaber, Silberhochzeit der Unternehmensgründer usw.) stattfinden. Außerdem kann ein Jubiläum, das sich nur auf eine Filiale bezieht, nun zum Anlass für einen besonderen Verkauf genommen werden. Auch die zeitliche Beschränkung ist entfallen.

Im Rahmen eines Jubiläumsverkaufes können in unbegrenztem Umfang Preisnachlässe oder Rabatte gewährt werden.

Die Arbeit mit dem PR-Fachmann

Wer ist der geeignete Partner für die erfolgreiche Organisation eines Betriebsjubiläums? - Sollten Sie sich als Unternehmer für eine PR-Agentur als externen Planungshelfer und Ideenlieferanten entschieden haben, lohnt es sich, bei der Auswahl äußerst sorgfältig vorzugehen. Es gibt verschiedene Wege, einen geeigneten PR-Partner zu finden. Neben Ratschlägen und Empfehlungen Ihrer Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner gelangen Sie vor allem über die Deutsche Public Relations Gesellschaft e.V., St. Augustiner Str. 21, 53225 Bonn, Tel.: 02 28 / 97 39 2 -87 Fax: 02 28 / 97 39 2-89 www.dprg.de zu einem umfassenden Wissen über Berater, Agenturen und deren Arbeitsfelder. Auch die Industrie- und Handelskammer kann Ihnen weiterhelfen.

Tipps zum Umgang mit dem PR-Profi:

• Stellen Sie klar und präzise Ihre Erwartungen und Anforderungen für die Gestaltung des eigenen Firmenjubiläums heraus und bündeln Sie Ihre Vorstellungen in einem schriftlich ausgearbeiteten Konzept!
• Klären Sie frühzeitig die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit ab! Auch ein PR-Fachmann braucht eine großzügig bemessene Vorlaufzeit und feste Budgetvorgaben, um kreative und umsetzbare Ideen auszuarbeiten.
• Behalten Sie die planerischen Fäden in der Hand! Auch wenn der PR-Fachmann sehr selbstständig arbeitet und eigene Ideen, Konzepte und Vorstellungen einbringt, so arbeitet er letztlich doch in Ihrem Auftrag. Deshalb: Ist Ihnen etwas unklar oder sind Sie mit einzelnen Arbeitsschritten Ihres PR-Partners nicht zufrieden, so halten Sie damit nicht ’hinterm Berg’!